Respuesta directa
Para gestionar un pedido por encargo, registra qué pidió el cliente y verifica con el proveedor si puedes conseguirlo, a qué costo y en qué plazo. Mantén esas unidades fuera del stock disponible hasta recibirlas y revisarlas físicamente. Comunica una fecha estimada, confirma las condiciones de pago y entrega, y actualiza el pedido si algo cambia. Solo al ingresar la mercadería podrás separar las unidades para ese cliente y completar la venta conforme a la operación real.
Una MYPE puede aceptar un pedido de un producto que no tiene en el local. El problema aparece cuando la solicitud se confunde con una venta lista para entregar o cuando una compra todavía en camino se suma al stock que otros vendedores ven como disponible. El resultado puede ser una segunda promesa sobre la misma unidad.
Este artículo trata un control operativo, no crea una regla tributaria nueva. La emisión del comprobante y el tratamiento de cualquier adelanto deben corresponder a la operación real y a las reglas aplicables. Lo primero es distinguir pedido, abastecimiento, recepción y entrega.
EXPLICACIÓN ORGANIZADA
Cuatro estados que no deben mezclarse
Una lista simple por pedido permite responder qué se prometió, qué se compró y qué llegó. No necesitas llamar disponible a lo que todavía está en tránsito.
01 · Solicitud
Anota el encargo antes de prometer una fecha
Registra producto, variante, cantidad, cliente, medio de contacto y fecha solicitada. Si hay una característica esencial —talla, medida, color, repuesto compatible—, déjala escrita. Una descripción genérica puede producir una compra correcta en cantidad, pero equivocada para el cliente.
Consulta al proveedor antes de confirmar precio y entrega. Pide disponibilidad, costo total, tiempo estimado de despacho y condiciones de devolución. La respuesta del proveedor es una estimación hasta que se concrete la compra y el envío. Por eso conviene comunicar al cliente un plazo condicionado a la confirmación, no una garantía que aún no puedes cumplir.
Distingue el registro del pedido de la emisión de un comprobante de venta. Un número de pedido ayuda a seguir el caso, pero no prueba por sí solo que la mercadería esté entregada o que el cobro se haya realizado. Si se recibe un adelanto, registra también el monto y el saldo por resolver, sin tratarlo como una venta completamente cobrada.
- Identifica al cliente y la variante exacta solicitada.
- Confirma costo y plazo con el proveedor antes de ofrecerlos como definitivos.
- Separa estado del pedido, pago recibido y documento emitido.
02 · Abastecimiento
No conviertas una compra pendiente en unidades vendibles
Después de comprar al proveedor, marca el encargo como pendiente de recepción y guarda la referencia de la compra. Si el proveedor envía solo una parte, registra qué cantidad sigue pendiente. Las unidades anunciadas o facturadas por el proveedor aún pueden faltar, llegar dañadas o no coincidir con la variante pedida.
La documentación de Shopify separa inventario disponible, comprometido y entrante: las unidades entrantes no son vendibles hasta que se reciben y cambian de estado. Es una distinción útil para cualquier negocio, aunque no implica que SmartClic use exactamente esos nombres o automatice todos los pasos. La regla práctica es no aumentar el stock físico al crear la orden de compra.
Por ejemplo, si un cliente encarga tres lámparas y el proveedor confirma tres, el mostrador sigue teniendo cero hasta la recepción. Si llegan dos, solo esas dos pueden contarse como físicamente presentes. La tercera conserva su estado pendiente. Esta separación evita ofrecerla en tienda física o virtual por error.
- Vincula cada encargo con su compra o consulta al proveedor.
- Cuenta como entrante lo despachado, no como stock disponible.
- Actualiza cantidades cuando el proveedor entregue parcialmente.
03 · Recepción
Comprueba la mercadería y asígnala al cliente correcto
Al recibir la mercadería, compara cantidades, modelo y estado físico contra la compra y el pedido del cliente. Registra solo lo que efectivamente llegó en condiciones de venta. Si detectas una diferencia, deja constancia y consulta al proveedor antes de cerrar el encargo. Recibir una caja no equivale a aceptar su contenido sin revisión.
Después identifica las unidades destinadas al cliente que hizo el pedido. Shopify describe el inventario comprometido como unidades apartadas para un pedido aún no completado; esa idea sirve para no vender dos veces el mismo artículo. En SmartClic, verifica el flujo disponible para pedidos y stock de tu configuración, y mantén un control explícito de la asignación si no existe una reserva automática para este caso.
Avisa al cliente lo que ya está listo y acuerda la entrega. Si llegó solo una parte, pregunta si prefiere entrega parcial, esperar el resto o cambiar el acuerdo. No cierres la operación como completa cuando falta mercadería; conserva el saldo del pedido y cualquier pago asociado claramente identificados.
- Compara recepción física con pedido y compra.
- Aparta las unidades recibidas para el encargo antes de ofrecerlas a otros.
- Registra diferencias y acuerda qué hacer si la entrega es parcial.
04 · Cierre
Cierra el pedido con entrega, cobro y documento coherentes
Antes de entregar, repasa producto, cantidad, importe pactado, pagos recibidos y saldo. Registra la salida de las unidades que realmente entregas. El comprobante electrónico debe corresponder a la operación y al momento que proceda; si hubo adelanto o una entrega parcial, valida su tratamiento tributario con tu asesor contable. No uses la fecha de ingreso al almacén como sustituto de la fecha real de venta.
Conserva el número del pedido, la referencia de compra y los mensajes que cambiaron el acuerdo. Si el proveedor incumple, informa pronto al cliente y documenta la solución: nueva fecha aceptada, producto alternativo o devolución del dinero según corresponda. El silencio suele convertir un retraso gestionable en una reclamación.
Revisa mensualmente cuántos encargos llegaron a tiempo, cuántos quedaron incompletos y cuántos se cancelaron. Si un mismo producto se encarga repetidamente, esos datos pueden servir para decidir si conviene tener stock mínimo. Si los retrasos se concentran en un proveedor, negocia condiciones distintas o busca otra fuente.
- Cierra solo las unidades efectivamente entregadas y cobradas.
- Documenta cambios de plazo o producto aceptados por el cliente.
- Usa retrasos y cancelaciones para ajustar compras futuras.
EVITA DECISIONES FUERA DE CONTEXTO
Errores comunes y buenas prácticas
Error
Buena práctica
Sumar al stock una compra que aún no llega permite ofrecer a otro cliente unidades inexistentes y aumenta el riesgo de cancelaciones.
Mantén la compra como pendiente y actualiza el inventario vendible únicamente tras comprobar físicamente la mercadería recibida.
Prometer una fecha sin confirmar disponibilidad con el proveedor puede dejar al cliente esperando un pedido que no se puede cumplir.
Consulta costo, cantidad y plazo antes de confirmar; comunica qué condiciones son estimadas y avisa cualquier cambio apenas ocurra.
Cerrar un encargo parcialmente recibido como si estuviera completo oculta unidades y pagos pendientes.
Registra lo recibido, lo entregado y el saldo del pedido por separado; acuerda por escrito la solución para la parte faltante.
PREGUNTAS FRECUENTES
Respuestas claras de este tema.
¿Puedo vender un producto por encargo si hoy no tengo stock?
Puedes tomar una solicitud y consultar al proveedor, siempre que expliques al cliente la disponibilidad y el plazo realistas. No presentes como disponible una unidad que aún no has recibido. Antes de cerrar la venta, aclara precio, condiciones de pago, entrega y qué ocurrirá si el proveedor no cumple.
¿Cuándo debo sumar al stock la mercadería pedida al proveedor?
Cuando llegue y compruebes físicamente cantidad, variante y estado. Una confirmación o guía de despacho del proveedor indica que la mercadería está en proceso, no que ya está lista para venderse en tu local. Si la recepción es parcial, registra solo la parte conforme y deja el resto pendiente.
¿Qué hago si el proveedor entrega menos de lo encargado?
Separa las unidades recibidas de las faltantes, informa al cliente y acuerda si espera, acepta una entrega parcial, cambia el producto o solicita otra solución aplicable. Actualiza pedido, pagos y stock según lo que realmente ocurrió; evita emitir o cerrar registros como si la entrega hubiera sido completa.
Conclusión
En tu próximo pedido por encargo, registra primero la solicitud exacta y confirma con el proveedor qué puede entregar. Mantén la compra fuera del stock vendible hasta verificar la recepción. Si llega menos, aparta lo disponible y acuerda con el cliente cómo resolver el resto.
Antes de cerrar, concilia producto entregado, pagos, saldo y comprobante. Conservar esas etapas separadas protege la promesa al cliente y deja datos útiles para decidir qué artículos conviene reponer de forma habitual.
Fuentes y alcance
Referencias para comprobar la información
Esta guía ofrece información general y debe interpretarse según el caso.
- Shopify — Estados de inventario
Define existencias físicas, disponibles, comprometidas y entrantes.
- Shopify — Pedidos preliminares
Explica el registro de pedidos previos y la reserva de inventario en esa plataforma.
- SmartClic — Pedidos
Describe la creación y consulta de pedidos en SmartClic.
- SmartClic — Tienda virtual
Presenta la conexión de catálogo, stock, pedidos y facturación.
