Respuesta directa
Para recibir una compra parcial, compara el pedido con la mercadería que llegó y cuenta cada producto antes de actualizar el inventario. Registra como recibido solo lo aceptado en buen estado; identifica por separado faltantes, unidades dañadas y sobrantes. Confirma con el proveedor si el saldo llegará después, será reemplazado o se corregirá el pedido. Conserva la evidencia de la diferencia y concilia el comprobante y el importe a pagar con lo efectivamente acordado. No cierres la recepción ni hagas disponible para la venta una unidad que todavía no llegó.
Un proveedor puede enviar solo parte de un pedido, sustituir una presentación o entregar una caja con unidades dañadas. Si registras la cantidad solicitada como si hubiera llegado completa, el sistema mostrará stock que no existe. El problema aparecerá al vender, reponer o contar el almacén.
La recepción parcial no es lo mismo que una devolución de cliente ni que un traslado entre almacenes. Es la comprobación de una compra frente a una entrega física. Shopify y Microsoft documentan que las cantidades recibidas pueden ser menores que las pedidas y que el saldo debe conservar un estado distinto. Para una tienda peruana, la regla operativa es simple: primero contar, luego registrar y finalmente conciliar la diferencia con el proveedor.
EXPLICACIÓN ORGANIZADA
Separa pedido, entrega y stock disponible
Tres cantidades pueden ser distintas durante una compra parcial: lo solicitado, lo recibido en buen estado y lo que sigue pendiente.
ANTES DE ACEPTAR
Contrasta cada línea del pedido con la entrega física
Ten a mano el pedido y el documento de entrega. Comprueba proveedor, fecha, código o variante del producto, unidad de medida y cantidad solicitada. Abre los bultos necesarios y cuenta la mercadería por referencia, no solo el número de cajas. Una caja puede contener menos unidades, otra presentación o productos mezclados.
Anota tres datos por línea: pedido, recibido en buen estado y diferencia. Por ejemplo, si pediste 20 unidades y llegaron 14 utilizables, registra 14 recibidas y 6 pendientes de aclaración. Este ejemplo ilustra el método, no una tolerancia obligatoria. Si llegaron 2 dañadas dentro de las 20, no las sumes a las 14 vendibles; identifícalas por separado.
Verifica también el almacén o sucursal de destino. La recepción debe aumentar existencias donde la mercadería quedó físicamente, no en la sede que emitió el pedido por comodidad administrativa.
- Pedido y documento de entrega vinculados a una misma referencia.
- Conteo por producto, variante y unidad de medida.
- Cantidades aceptadas, dañadas y faltantes anotadas por separado.
ACTUALIZA INVENTARIO
Ingresa únicamente las unidades aceptadas
Registra la cantidad física aceptada en la recepción de compra. Shopify explica que, en una entrega parcial, las unidades recibidas pasan al inventario mientras el resto permanece como entrante o pendiente según el estado del pedido. Microsoft también distingue cantidad pedida y cantidad recibida en una orden de compra. El nombre exacto del estado depende del sistema utilizado; la separación de cantidades es lo importante.
No uses un ajuste genérico para completar artificialmente el pedido. Un ajuste sin referencia a la compra dificulta explicar después por qué cambió el Kárdex. Si el sistema no admite recepciones parciales, lleva un control documentado de la diferencia y evita marcar el pedido como completo hasta que la situación se resuelva.
Las unidades dañadas no deben quedar disponibles para vender. Fotografíalas, describe el daño y acuerda con el proveedor si habrá reemplazo, devolución o descuento. Conserva esa decisión junto al pedido para que la siguiente recepción no duplique cantidades.
- Stock disponible: solo unidades recibidas y aptas para venta.
- Saldo pendiente: unidades aún no entregadas o no aceptadas.
- Evidencia: conteo, fecha, responsable y observación de la diferencia.
CIERRA LA DIFERENCIA
Acuerda qué ocurrirá con el saldo y revisa el comprobante
Comunica pronto al proveedor qué faltó o llegó dañado, adjunta la evidencia y pide una respuesta concreta. Una segunda entrega debe tener fecha y referencia al pedido original. Si el proveedor confirma que no enviará el saldo, actualiza el pedido o registra la cancelación del pendiente según tu procedimiento. No lo dejes indefinidamente como mercadería por recibir.
Compara el comprobante de compra con lo recibido y con el acuerdo final. Si el documento cubre todo el pedido pero una parte no llegó, consulta al proveedor cómo corregirá o sustentará esa diferencia antes de dar por conciliado el importe a pagar. La forma tributaria específica depende de la operación y debe confirmarse con el emisor y la normativa aplicable; una recepción de inventario, por sí sola, no modifica una factura.
Cuando llegue una segunda entrega, vuelve a contarla y registra únicamente esa nueva cantidad. Al finalizar, comprueba que el total recibido y las unidades canceladas expliquen el pedido original. Revisa también el stock del almacén y la cuenta por pagar para detectar cualquier duplicidad.
- Respuesta documentada del proveedor sobre faltantes o daños.
- Comprobante y pago conciliados con el acuerdo comercial.
- Nueva recepción contada por separado y pedido cerrado sin saldos ambiguos.
EVITA DECISIONES FUERA DE CONTEXTO
Errores comunes y buenas prácticas
Error
Buena práctica
Registrar las unidades pedidas como recibidas crea stock ficticio y puede provocar ventas de productos que no están en el local.
Cuenta cada referencia y actualiza inventario solo con unidades físicamente recibidas y aptas; conserva el saldo como pendiente de resolución.
Mezclar productos dañados con mercadería vendible oculta la pérdida y vuelve difícil reclamar al proveedor.
Separa los dañados, guarda fotografías y comunica la cantidad al proveedor antes de decidir reemplazo, devolución o ajuste comercial.
Cerrar el pedido mientras el comprobante incluye mercadería faltante puede dejar inventario, deuda y documentación con importes inconciliables.
Vincula pedido, entregas y respuesta del proveedor; revisa el comprobante y el pago antes de marcar la compra como resuelta.
PREGUNTAS FRECUENTES
Respuestas claras de este tema.
¿Debo ingresar al stock las unidades que faltan si el proveedor promete enviarlas?
No. Una promesa de entrega no es inventario disponible. Registra solo lo recibido en buen estado y conserva el saldo identificado como pendiente, con una fecha de seguimiento. Cuando llegue, vuelve a contarlo y registra una segunda recepción. Así evitas vender una cantidad que todavía no está en tu almacén.
¿Qué hago si parte de la entrega llegó dañada?
Separa esas unidades de las aptas para venta y documenta cantidad, producto y daño con fotografías. Informa al proveedor y acuerda si serán reemplazadas, devueltas o descontadas. No las sumes al stock vendible. Registra la solución bajo el mismo pedido para que el siguiente movimiento tenga una explicación verificable.
¿Puedo cerrar la compra si recibí menos de lo facturado?
Primero aclara con el proveedor si entregará el faltante o corregirá el acuerdo y el documento correspondiente. La recepción física y la factura son registros diferentes: ingresar menos unidades al inventario no corrige por sí mismo el comprobante ni la cuenta por pagar. Conserva la evidencia y cierra la compra cuando cantidades e importe hayan quedado conciliados.
Conclusión
En la próxima entrega, elige un pedido y compara cada línea con lo que llegó al almacén. Anota recibidos aptos, dañados y faltantes antes de actualizar el stock. Esa pequeña pausa evita que una cifra de inventario aparentemente exacta oculte un problema físico.
Después confirma por escrito qué hará el proveedor con el saldo y revisa el comprobante y la cuenta por pagar. Cierra la compra únicamente cuando el pedido, las recepciones y la solución de las diferencias cuenten la misma historia.
Fuentes y alcance
Referencias para comprobar la información
Esta guía ofrece información general y debe interpretarse según el caso.
- Shopify · Recepción de inventario de órdenes de compra
Documenta la recepción parcial, el tratamiento de faltantes y productos dañados y la actualización del inventario recibido.
- Microsoft Learn · Registrar compras en Business Central
Explica la diferencia entre cantidad pedida y recibida y el registro de recepciones parciales.
- Microsoft Learn · Costos en recepciones parciales
Muestra por qué las líneas faltantes y los importes asociados deben tratarse por separado al facturar.
