Respuesta directa
Hablar de Kardex en un almacén es de uso común. Dentro de las frases más usadas tenemos: -“Me puedes enviar el Kardex diario”, es lo que piden muchos de los clientes. -“Revisa en el Kardex el documento “X”, ¿Cuánto dice que se ingresó?, le dice el Supervisor al Operario de Sistemas para validar si el ingreso físico concuerda con el lógico. -“Según Kardex, tenemos un stock de producto “X” ”, le indica el Jefe de Almacén a su cliente.
Esta guía explica el kardex, para qué me sirve mediante su concepto principal, los actores involucrados y su relación con la operación del negocio.
También encontrarás tres errores frecuentes, tres buenas prácticas y preguntas que amplían la comprensión del tema.
EXPLICACIÓN ORGANIZADA
Lo que debes saber sobre El Kardex, Para qué me sirve
Revisa la explicación por partes para reconocer el concepto, los documentos y los movimientos relacionados.
GUÍA PRÁCTICA
Concepto y Datos Generales
Hablar de Kardex en un almacén es de uso común. Dentro de las frases más usadas tenemos: -“Me puedes enviar el Kardex diario”, es lo que piden muchos de los clientes. -“Revisa en el Kardex el documento “X”, ¿Cuánto dice que se ingresó?, le dice el Supervisor al Operario de Sistemas para validar si el ingreso físico concuerda con el lógico. -“Según Kardex, tenemos un stock de producto “X” ”, le indica el Jefe de Almacén a su cliente.
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Ante esto, ¿Qué es el Kardex?
El Kardex no es más que un reporte organizado que muestra el movimiento (ingresos, salidas y a veces los ajustes) de los productos, dentro del almacén. Es decir, nos muestra las transacciones por las que pasa un SKU a nivel de detalle. También podemos decir que es un sistema de control del inventario, ya que tiene con la suma de los ingresos menos la suma de las salidas, nos da el stock actual.
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¿Qué campos debe contener un Kardex?
La cantidad de campos y el tipo de los campos es variable. Esto depende básicamente de cuál es el tipo de mercadería que se está manejando. Por ejemplo: -Los campos generales son: Fecha del Registro, Tipo de Movimiento (ingreso y salida), Número de Documento, Proveedor/Destino, SKU, Descripción, Cantidad Ingreso, Cantidad Salida. -En caso de ser un Centro de Distribución (CD), será necesario incluir al dueño de la mercadería (Propietario) e incluso el código del CD si fuera más de uno. -En algunos casos, el Kardex incluye los ajustes que se realiza sobre el inventario. Ajustes por pérdidas o robos, sobre todo esto después de un inventario general. -Si manejamos productos perecibles, lo normal es que el Kardex incluya lote, fecha de manufactura/vencimiento y perfil de antigüedad (tiempo de la vida útil). -En caso de manejar producto tecnológicos, podemos indicar la fecha de ingreso (FIFO), valor, modelo. -Para productos con almacenados como depósito aduanero, se necesita el identificador del bulto/caja, peso, valor, fecha de ingreso, DUA/DAM, entre otros. Como vemos el Kardex nos es útil en diversos aspectos, aún así si queremos saber el stock actual es recomendable tener un reporte adicional que muestre exactamente la cantidad actual por SKU y en que ubicaciones se encuentra, un reporte que muestre los detalles del inventario.
EVITA DECISIONES FUERA DE CONTEXTO
Errores comunes y buenas prácticas
Error
Buena práctica
Tratar el control explicado en “el kardex, para qué me sirve” como un registro aislado. Esto puede hacer que el saldo mostrado no coincida con el dinero, la mercadería o la operación real.
Vincula venta, compra, ingreso, salida o ajuste para conservar la causa de cada cambio. Antes de continuar, identifica la operación, el periodo y los datos que sirven de base.
Corregir diferencias cambiando solo el saldo final. Sin un historial común, el equipo no puede explicar con claridad quién hizo el movimiento ni por qué.
Documenta el ajuste y conserva la cantidad anterior, la nueva cantidad y el responsable. Conserva juntos el documento, la fecha, el importe y el responsable para mantener la trazabilidad.
Revisar el control únicamente cuando falta dinero o mercadería. Cuando se revisa demasiado tarde, las diferencias pequeñas se acumulan y requieren más tiempo para corregirse.
Consulta reportes periódicos y atiende diferencias pequeñas antes de que se acumulen. Revisa el resultado durante el periodo y corrige la causa del problema, no solo el saldo final.
PREGUNTAS FRECUENTES
Respuestas claras de este tema.
¿Qué movimiento origina el control explicado en “el kardex, para qué me sirve”?
Puede provenir de una venta, compra, ingreso, salida, transferencia o ajuste. Identificar el origen evita que el saldo cambie sin explicación. En la práctica, cada saldo debe poder explicarse mediante una venta, compra, ingreso, salida, transferencia o ajuste identificado.
¿Qué datos permiten reconstruir una operación?
Fecha, documento, producto, cantidad, importe, almacén y responsable forman un historial que explica qué ocurrió y por qué. Fecha, documento, producto, cantidad, importe, almacén y responsable forman el historial mínimo para reconstruir una operación.
¿Cómo se detectan diferencias antes de que crezcan?
La revisión periódica de movimientos, saldos y reportes permite comparar el registro con la operación real y corregir desajustes pequeños. Comparar periódicamente el registro con la operación real permite corregir diferencias pequeñas antes de que afecten caja o inventario.
Conclusión
Entender el kardex, para qué me sirve ayuda a relacionar el concepto con los documentos y movimientos que forman parte de la operación.
Mantén esos registros conectados para que el seguimiento no dependa de archivos separados ni de información incompleta.
Fuentes y alcance
Referencias para comprobar la información
Las referencias enlazadas amplían los conceptos y antecedentes desarrollados en esta guía.
- Publicación original de SmartClic
Publicación de SmartClic relacionada con el tema desarrollado en esta guía.
